Hilo oficial GESTION DEL TIEMPO

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Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:00 pm

Pues eso, hilo oficial

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Gestión de Prioridades: Una Fórmula Sencilla para Desarrollar un Modelo de Proyecto de Prioridades

Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:03 pm

¿Cómo gestionar las prioridades, los proyectos y el tiempo? Hay un montón de maneras de encarar esto, sin embargo ayer se me ocurrió un modelo interesante que puede ser de utilidad para ti.

Uno de los mayores problemas que tenemos como profesionales independientes es realmente movernos para realizar actividades de marketing específicas. Algunas cosas que queremos hacer, simplemente nunca llegamos a hacerlas.

Y a menudo parece que hay tantas cosas que hacer que es fácil sentirse abrumada/o y empezar a postergar las cosas, sin saber por dónde empezar ni qué hacer. Nos quedamos estancadas/os y perdemos muchas oportunidades que llevarían a nuestras empresas a nuevas dimensiones. Así que aquí está mi nuevo Modelo de Proyecto de Prioridades:
Proyecto de Prioridades

Toma una hoja de papel y colócala horizontalmente. Crea tres columnas y titúlalas de la siguiente manera:

* Columna de la izquierda: Me gusta hacer y participar en
* Columna del medio: Delego o aplazo
* Columna de extrema derecha: No me gusta y evito hacerlo

OK, entonces en la columna izquierda, escribes todas las cosas relativas a tu negocio que no sólo disfrutas haciendo, sino también que te mueves para hacerlas. Esto podría ser, por ejemplo, cosas como el trabajo con los clientes, escribir tu newsletter, trabajar con el sitio web, o el trabajo relativo a los medios de comunicación social.

Ahora, en la columna de la derecha, escribe todas las cosas que no te gusta hacer y tiendes a evitar. Esto podría ser, por ejemplo, cosas como hablar en público, hacer llamadas de seguimiento, llevar adelante las relaciones públicas y llevar la contabilidad.

Por último, en la columna del medio, anota todas las cosas que ya estás delegando (tal vez a una asistente virtual o proveedor de servicios.) Esto puede incluir algunos trabajos administrativos y de mensajes de correo electrónico de atención al cliente.
Esta tabla representa donde te encuentras ahora

situacion actual de las prioridades


Tu trabajo ahora es re configurar las columnas

En la columna de la izquierda sólo quieres las cosas que son tareas de alta prioridad o los proyectos que no puedes de ninguna manera delegar en estos momentos. Pero también necesitas identificar cualquier cosa que realmente puedes delegar, como el trabajo del sitio web.

Mueve todos los artículos delegables a la columna central y márcalos con un círculo.
Después consulta en la columna de la derecha la lista de todas las cosas que no te gusta hacer. Tú puedes hacer tres cosas con los elementos de esta lista. Puedes delegarlos, los puedes aplazar o puedes aprender a gustar de ellos.

Veamos un ejemplo: Realmente no te gusta la contabilidad, sin embargo tiendes a hacerla. No es un gran uso de tu tiempo. Así que muévela a la columna central y pone un círculo alrededor de ella.

No te gusta hacer relaciones públicas, pues realmente no lo ves como una prioridad importante. Esto es algo que se puede diferir (tal vez en forma temporal, quizá para siempre). Muévela a la columna central y márcala con un círculo.

Además no te gusta hablar en público, pero sabes que sería una gran estrategia para hacer crecer tu negocio. Realmente no se puede delegar y no creo que se pueda aplazar. Así que este punto hay que moverlo a la columna de la izquierda con un círculo a su alrededor.
Ahora tienes un gráfico bastante diferente del gráfico con el que empezamos.

En la columna de la izquierda tienes las actividades que te gusta hacer y no puedes delegar y también algunas que necesitas mejorar.

En la columna central ahora tienes un par de cosas nuevas para delegar. En cuanto a las cosas que aplazar, no tienes que preocuparse por ahora.

Y en la tercera columna tienes - nada! Todo ha sido delegado, diferido o asignado para trabajar.

prioridades ordenadas


¿Y ahora que hay que hacer?

Bueno, ahora puedes tener un número de cosas nuevas para delegar que están marcadas con un círculo en la columna central. Puedes necesitar encontrar una asistente virtual o de otro proveedor de servicios que haga esas tareas por tí. Puedes crear planes sencillos para que eso suceda.

La columna de la izquierda es un poco más problemática. Claro, tienes una serie de cosas en esa lista que te gusta hacer, y ya lo estás haciendo, así que no hay problema.
Pero también hay una serie de cosas que no te gusta hacer y las estás evitando. Ahora las has aislado con un círculo sobre ellas. Ya no es una lista de tareas abrumadora, puedes trabajar en ellas una a la vez.

Así, por ejemplo, toma “presentaciones y charlas” y haz un proyecto con esa actividad. Hay un montón de cosas que podrías hacer. Puedes incluir los siguientes:

* Hacer una lista de temas para hablar en público
* Comprar un libro sobre cómo hacer presentaciones
* Bocetar una charla con Powerpoint
* Contratar un coach para que te ayude
* Contactar organizaciones para conseguir oportunidades de hablar en público
* Trabajar en las creencias negativas sobre hablar en público




Fuente: Robert Middleton de Action Plan Marketing ayuda a los profesionales independientes a atraer más clientes. Por favor visite el site de Robert para leer otros artículos y recursos de marketing. Publicada en castellano por Mujeres de Empresa bajo el título: Gestión de Prioridades: Una Fórmula Sencilla para Desarrollar un Modelo de Proyecto de Prioridades y distribuído bajo una Licencia Creative Commons

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Time Management: Un Método Sencillo Para la Administración del Tiempo

Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:06 pm

La mayoría de personas no tienen un sistema para administrar el tiempo o tienen un sistema de time management muy pobre. Cada día se encuentran frente a una montaña de cosas para hacer, recordar, agendar y aplicar. Y no parece haber un fin a la vista.

Uno de los mayores obstáculos para el éxito es la falta de tiempo, algo que no debería ser un obstáculo en absoluto. Es la percepción de que no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que quieres hacer en tu negocio.

Digo percepción, porque la realidad es muy diferente.
abrumada por las tareas pendientes

Muchas personas llegan al punto en el que * siempre * se sienten atrasados, no importa lo que hagan. El estrés y la frustración se acumulan, y los grandes proyectos nunca despegan o quedan en el camino.

Tú puedes encontrar el tiempo, gestionar más proyectos con éxito, y mantenerte al tanto de todos los detalles y listados de cosas por hacer, si tienes un buen sistema de gestión de tiempo y proyectos.

¿Qué pasó con la actualización del website, la newsletter mensual electrónica, y con tu plan de dar charlas para promocionar tu emprendimiento? Es probable que esas tareas quedaran sepultadas por varias docenas de otros proyectos que has estado tratando de mantener en ejecución.

OK, si esto te resulta familiar, tengo un sistema de tres pasos para tí.
Tres Pasos para una Mejor Administración del Tiempo

Este es un sistema que requiere lápiz y papel. Sugiero que comiences con una delgada carpeta de 3 agujeros y dos divisores. Este sistema se puede traducir a un sistema digital o en línea, pero simplemente no he encontrado uno que realmente funciona para mí.

Guarda esta carpeta en tu escritorio, a la mano para consultar cuando lo necesites. Pero sólo hay que mirar una vez al día y luego una vez a la semana para la planificación semanal.
carpeta de 3 agujeros

Éstos son los pasos:

* 1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso
* 2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos
* 3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal

1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso

Comienza con el primer proyecto que se te ocurra. Sólo un título servirá: " Actualización del Website" o "Programa de Capacitación". La mayoría generalmente descubren que tienen más proyectos en marcha que realizar y que no tienen hojas de proyectos para la mayoría de ellos.

Ahora repasa cada una de las listas de proyectos por vez y empieza a añadir las tareas a realizar. Puede ser unas pocas, puede ser muchas. Para un proyecto de diez páginas puedes tener un total de 100 o más listas de tareas.

Recuerda, mantenías la mayoría de estas tareas en la cabeza cada día o tal vez en una lista grande. Ahora tienes listas separadas y distintas unas de otras. Algunas tienen más prioridad que otras. De hecho, algunos pueden no ser más que ideas sueltas que todavía no has analizado.

Uno de tus listas de proyectos será un "Varios" y otra puede ser un "Algún día" Esta es una lista de cosas que pueden convertirse en proyectos o simplemente listas de tareas que aún no pertenecen a las listas semanales o listas de tareas diarias.

Estas páginas de proyecto son como un "cubo grande" de las cosas que tienes que hacer, organizadas por proyecto y examinadas fácilmente semanalmente.
2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos

A continuación, lo que se hace una vez a la semana es sacar tareas de tus listas de proyectos y transferir tareas a tu lista semanal. Para ello, empleas una sesión de planificación semanal que lleva entre 15 minutos a una hora (dependiendo de la cantidad de cosas que tienes para procesar).

Por cierto, si no crees que tengas tiempo para esta planificación, te estás engañando a ti misma/o. Por cada hora que pasas en la planificación, ahorras cinco a veinte horas. No es broma. Es así de poderoso.

Planificar la semana tiene un poco de arte. Tienes que transferir tareas de tus listas de proyectos diferentes, de forma que algunas cosas suceden:

Uno, deseas transferir los elementos de más alta prioridad. Dos, no deseas transferir demasiadas tareas ni demasiado pocas. Tres, debes desprenderte de todas los demás tareas de la lista del proyecto por esta semana.

Lo que te queda es una lista de doce a veinte puntos en tu Lista semanal. Y el juego de cada semana es completar la mayoría, si no todos las tareas para esa semana.

Si no se hacen, se transfiere a la lista de la próxima semana cuando estés haciendo tu planificación semanal. Y a veces puedes decidir posponer algunas tareas para más tarde (o incluso eliminarlas).

Es importante que pongas tareas "urgentes e importantes" en tu lista de cada semana, además de algunas tareas catalogadas como "no es urgente ni importante”.

Los proyectos de Marketing a menudo se encuentran en esa categoría. Trata de dejar tareas "Urgente y no importante". Esas son las pequeñas cosas que aparecen a diario y que necesitas ajustar.

Por cierto, tu lista semanal va en la parte delantera de la carpeta y detrás de un divisor van todas las listas de proyectos.
3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal

Ahora cada día empleas unos pocos minutes para planificar tu día, pues solo revisas tu Lista Semanal, no tu Lista de proyectos. No tienes cientos de tareas pendientes para considerar, solo una docena o algo más.

A continuación transfieres las tareas elegidas de tu Lista Semanal a tu Lista Diaria; así que terminarás con una to-do list muy corta. 4 o 5 tareas, raramente más de seis.

La cantidad de tareas que transfieras a tu Lista Diaria en realidad depende de tu agenda. Si tienes planificado dar dos teleclases y además tienes 3 entrevistas ese mismo día, lo prudente sería transferir muy pocas tareas; si otro día tu agenda se encuentra más despejada, entonces puedes transferir más tareas.

Cada día se convierte en un juego para completar todas las tareas que tienes en la lista. Las tareas que no se completaron las debes transferir a la Lista de Tareas del otro día.

Finalmente debes poner tu lista Diaria enfrente de tu Lista Semanal en la carpeta con un divisorio entre ellas. Alternativamente podrías poner tu Lista Diaria en un calendario de escritorio o en un sistema de gestión de tiempo (time management system). Pero la clave consiste en poder ver la lista de tareas pendientes durante todo el día, idealmente junto con tu cronograma diario.
A continuación te cuento algunas cosas que he notado al usar este método:

Inmediatamente me parece que tengo más tiempo. No estoy abrumado por un centenar de cosas diarias (que son ruidos en mi cabeza) sino sólo un par de cosas vitales.

PDA blackberryCuando una idea para un proyecto grande aparece, rápidamente la puedo poner en mi lista "Algún día" o emplear unos minutos para crear una Lista de Proyecto para ese proyecto. No tienes que preocuparse de hacerlo ahora o olvidarla después. (Estos son el tipo de cosas que puedes poner en tu PDA y trasladarla a tu lista más adelante)

Los proyectos grandes pero no urgentes, realmente pueden despegar y el seguimiento es fácil porque sólo tengo que preocuparme de una acción en el momento en que llega a mi lista diaria.

Puedo ser más creativo, porque mi cabeza no está tan preocupado con todas las cosas en todas esas listas. Puedo concentrarme en el tema que estoy trabajando ahora, sabiendo que todo lo demás llegará a su debido tiempo para ser ejecutadas.

Termino eliminando una gran cantidad de proyectos antes de empezar a trabajar en ellos. Esto evita "los ataques de proyectos" que asaltan en mi mente y en los que empiezo a trabajar antes de estar seguro de que es un buen uso de mi tiempo. Ahora, cuando un nuevo proyecto aparece, primero “madura” en mi lista antes de yo saltar a el con ambos pies.

gestion del email

¿Qué hay de correo electrónico y todas las pequeñas cosas que te llegan a quemarropa todos los días?

Bueno, esas son cosas que pueden ir en tu lista diaria."Ocuparse del e-mail" es una tarea en la que puedes trabajar en las horas estipuladas durante el día. Siempre es mejor completar un elemento por vez con las mínimas interrupciones posibles.

Así es como escribo esta publicación electrónica cada semana. La programo para el Lunes, mantengo mi horario libre de citas y no me ocupo del correo electrónico hasta que termino la newsletter.

El poder de este sistema de gestión del tiempo se hace evidente a medida que comienzas a ponerlo en acción. Impleméntalo durante un mes completo y yo predigo que no será la falta de tiempo una excusa para no hacer tu marketing!

Conclusión: Si te sientes que estás siempre atrasada/o, te sientes abrumada/o y estresada/o y sientes que las cosas te sobrepasan, lo que necesitas es poner en marcha un sistema para gestionar todo lo que tienes que hacer. Si este sistema no funciona para tí, entonces tienes que encontrar otro sistema para gestionar tu tiempo. El mejor sistema es uno que realmente apliques.

¿Tienes algún sistema de gestión de proyectos (online u offline) que realmente funcione para tí? Por favor comparte tu experiencia con el resto dejando tu comentario debajo.

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Como Transformar Google Calendar en una Herramienta Efectiva de Productividad

Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:08 pm

Google Calendar es una impresionante herramienta de productividad multi-función y muy fácil de usar. Vamos a ver cómo podemos mejorarla aún más agregando algunas cositas:
Go offline

Mediante Gears, que un proyecto de código abierto que añade funciones a tu navegador, Google empieza ofrece la versión offline de la agenda. Tú puedes obtener un acceso de sólo lectura a tu Google Calendar cuando no hay conexión a Internet, lo que en mi opinión es una tremenda ventaja en muchas lugares o situaciones en donde los cortes de internet son un verdadero problema.

Sólo tienes que checkear el link "sin conexión" que se encuentra en la esquina superior derecha de la página cuando te conectas a tu calendario. Los siguientes pasos son rápidos y fáciles.
barra lateral de gmail con calendar y docs
Integración de Calendar con Gmail

Desde fines de octubre 2008, Google ofrece su propia receta para integrar el calendario a su correo Gmail como barra lateral.

Como puedes ver en la captura de pantalla, también he agregado a la barra lateral de mi Gmail, Google Docs (documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones que uso en forma individual o trabajo en forma grupal)

Otra forma de agregar Google Calendar a la barra lateral de Gmail es mediante: Add Your Agenda To Your Gmail (Greasemonkey) Puedes bajar la última versión desde aquí.

integrar calendar en gmailTambién puedes agregar un Google Calendar extendido a Gmail: integra Google Calendar a la misma pantalla en la que tienes Gmail y te permite gestionarlo desde ahí: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/9457

En realidad integra Calendar + Gmail + GReader + Google labs.
Integrar Google Calendar con Facebook

Facebook to Google Calendar: agrega eventos de Facebook al Google Calendar en el que te encuentres logeada.

Facebook Fixer es otro buen script Greasemonkey que integra Google Calendar con tu cuenta Facebook. Agrega enlaces a cualquier perfil para agregar los cumpleaños a Google calendar. También agrega un enlace a la página de cumpleaños y te permite exportar un archivo iCalendar (para los que usan Mac) con todos los cumpleaños de tu amigos.

Este archivo puede luego ser importado en Google Calendar o a cualquier otra herramienta de gestión de tiempo.

Recientemente se ha agregado directamente en Google calendar la posibilidad de llevar calendarios deportivos o de cumpleaños.
Notificador de Eventos

Google Calendar Notifier: Convierte Google Calendar en un notificador de recordatorios. Este addon se integra a tu Google Calendar y te notifica de eventos por ocurrir.
Gestor de tareas

The Milk es una extension para FireFox que tiene la capacidad de comunicarse con Google Calendar cuando detecta que estás agregando una Tarea que está relacionada a un Evento en tu calendario y, de forma automática (y casi diríamos un poco mágica) calcula la fecha en que esa tarea vence.

integrar Google calendar en remember the Milk

Si no conoces Remember the Milk (Recuerda la leche) te cuento que es un excelente gestor de tareas y administrador de tiempo. Hay muchísimo software para GDT (getting Things Done = Organizate con Eficacia) pero Remember the Milk tiene la ventaja que estar disponible en muchísimos idiomas y sí, ¡está en castellano!
Integración Google Calendar con Twitter

Twittercal.com te permite administrar tu Google Calendar desde Twitter. Sólo tienes que ir a gcal y enviar tus Tweets. Nota: Tienes que poner los datos de tu Google Calendar login para que el software ingrese tus eventos desde Twitter (queda a tu discreción…).
Sincronización Google Calendar con Outlook

Si usas la version de Outlook con calendario, ahora puedes usar Google Calendar Sync para sincronizar ambos calendarios. Esta es una gran ventaja para quienes usan mucho la function calendario del Outlook, pues una vez sincronizado con Google calendar, de ahí puede ser exportada a la Blackberry, otras computadoras, etc.

Si usas Firefox como navegador, en este enlace podrás encontrar todos los addons que hay relacionados con Google Calendar: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/search?q=google+calendar&cat=all
Sincronizar Google Calendar con Smart Phones

Nuevasync te permite sincronizar email, contactos y calendarios con tu smart phone (iPhone, iPhone 3G y S, Palm Pre, la serie Nokia S60, etc)

integracion email, calendar a smart phones
Personalizar e Imprimir tu Calendario

Wincalendar te permite personalizar e imprimir tu Google Calendar
Otras Notas Externas Relacionadas

* Google Sync bring Gmail Contacts and Google Calendar events to ... - It doesn’t really matter if this is actually Microsoft technology (Microsoft Exchange), that Google licensing it. In fact, they should collaborating more, in joint-effort to made the internet a better place for everyone. ...
* Google Calendar | alexking.org - With nothing but frustration from other solutions I've tried, I migrated my calendars to Google Calendar (GCal). This is a half-solution for me right now, but absent a viable alternative, it's really pretty good. I exported my Personal 2006, Work 2006 and Others 2006 calendars from iCal and imported them into GCal.
* Google Calendar Alarm-It | alexking.org - I've got a couple of little Google Calendar tools I plan to release in the future, so I went ahead and packaged up the code to add alarms to Google Calendars and created a project page to host it. Google Calendar Alarm-It is a pass-through script that adds alarms to scheduled events in the Google Calendar you specify.

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3 Tips Para Lidiar con la Falta de Tiempo

Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:10 pm

Una buena gestión del tiempo es indispensable, sobre todo para las mujeres que necesitamos que el día tenga un mayor número de horas para poder llevar a cabo todas nuestras tareas.

Eso sin tener en cuenta que también te gustaría disponer de tiempo para ti, para disfrutar.
Al final todo es cuestión de organización ya que por desgracia de momento no podemos aumentar la duración de un día. Así que te voy a enseñar unas pautas para sacar el máximo rendimiento de tu tiempo.

Aprende en este artículo como enfrentar el obstáculo de la falta del tiempo y a distribuir el mismo de manera que puedas hacer todo lo que te propongas y disponer de algo para ti.
Hazte con una agenda

Lo primero antes que nada para una buena gestión de tu tiempo, hazte con una agenda. Si eres mujer y empresaria no te puedes permitir el lujo de estar sin una agenda, ya que esta es parte de tu trabajo.

Al ser empresaria no tienes horarios fijos, por lo que es indispensable que cuentes con una agenda para tus citas y ya de paso la aprovechas para organizarte mejor.
Delimita tiempos

mujer_con_reloj.jpgA veces nos quedamos sin tiempo porque no prefijamos un tiempo determinado para cada cosa y dedicamos más tiempo del necesario a muchas de las cosas que nos ocupan, o se nos va en cosas sin importancia.

Es importante que delimites el tiempo para cosa. Delimita tiempo también para imprevistos, hasta cuanto de más de tiempo en cada cosa le puedes dedicar a un imprevisto.

El delimitar tiempos es muy importante sobre todo para mantener un equilibrio entre tu familia, tu profesión y tu tiempo personal (que también es tan necesario).
Delega

Estamos acostumbradas a ser las superwomen y que tenemos que cargar con todo el trabajo. Es la hora de que te acostumbres a delegar, sin excusas, ya que es clave para que puedas disponer de tiempo suficiente.

No puedes convertirte en la esclava de todos ya sea en el trabajo cómo en el hogar. En casa dales una tarea a cada uno que incluso puede rotar para que no dar lugar al aburrimiento, y que todo el mundo entienda las labores del otro.

Haz lo mismo en el trabajo, delega lo que puedas. Permite que tus empleados roten en sus puestos de trabajo (eso les hará más competitivos y se comprenderán mejor unos a otros).

Por último aprende a decir NO de vez en cuando.
Si haces caso sin excusa a estos tres puntos que te indico, ya verás como la falta de tiempo deja de ser un obstáculo para ti.

Colaboración: Ana Zabaleta, “La Coach de la Empresaria”, te enseña técnicas para sacar más rendimiento a tu negocio y en tu vida personal. Si quieres dedicarle el tiempo justo a tu negocio, disfrutar de tu familia y sacar el máximo partido de cada cosa que emprendas, visita ahora www.coachdelaempresaria.com para recibir más tips GRATIS.

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5 Secretos para administrar mejor su tiempo

Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:11 pm

Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen:

* tienen objetivos claros y
* administran cuidadosamente su tiempo.

Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir, no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. Para un análisis de cómo establecer objetivos, vea La trampa de la acción.

Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. No importa cómo lo dividamos, el día sólo tiene 24 hs y, además es bastante democrático: ricos y pobres, hombres y mujeres, jóvenes y adultos, todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día.

Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar, ni podemos comprarlo.

Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. A continuación le proponemos 5 formas que la ayudarán a incrementar su productividad usando más eficientemente su tiempo.
5 reglas para administrar eficientemente su tiempo

* 1 Monitoree como usa actualmente su tiempo
* 2. Calcule cuánto vale su tiempo
* 3. Arme un cronograma diario
* 4. Priorice
* 5. Aprenda a decir NO.

1. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes, trate de crear un registro de sus actividades diarias. Si no tiene una agenda (mmm, ¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o, mejor aún si usa su PC todo el día, el text pad de su computadora le será muy útil.

Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros.

Comience anotando a que hora se levanta, a qué hora está lista para empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?.

2. Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money, baby” dicen en las películas... Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo, entonces puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo vale $150 la hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad.

Recuerde también de calcular cuántas horas díarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento.

Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer:

* Como presupuestar servicios profesionales
* Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso que incluye una planilla de cálculo lista para trabajar

3. Arme un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. Luego descompónga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos fácil de alcanzar.

Le recomiendo leer:

* Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes

4. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando las más importantes. Cree un sistema que funcione para usted.

Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente):

* ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
* ¿Cuáles se pueden reprogramar?
* ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
* ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
* ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?

5. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y mantenga sus límites personales. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.

* ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
* ¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
* ¿Será lucrativa?
* ¿La tarea invade mi tiempo personal?
* ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?

Recuerde: si está bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contenta y será más productiva en su trabajo.

Fuente: Publicado en Mujeres de Empresa bajo el título: 5 Secretos para administrar mejor su tiempo y distribuído bajo una Licencia Creative Commons

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Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes

Mensaje  unica el Dom Jun 13, 2010 1:13 pm

De todos los consejos relativos al éxito que he recibido, este es el más efectivo: "Sé lo más productiva posible en cada momento de tu vida".

Tal vez usted piense "¿Estan locos? No quiero convertirme en una maníaca del éxito? Me gusta pasarla bien, compartir un tiempo con amigos. Me gusta salir de compras, ir al teatro, al cine, mirar la TV en casa..."

En realidad, no es mi intención incitarla a que abandone todo eso.

Creo que ser exitosa significa tener más tiempo para estar con los amigos o ir de compras.

Y ser productiva no significa, necesariamente, trabajar como una maníaca.

Entonces ¿qué significa ser productiva? Bueno, depende. ¿Cuáles son sus objetivos y, más importante aún, cuál es su visión, el gran escenario de su vida?

Estar tirada tomando sol puede ser muy productivo, porque recarga nuestras energías. Y pasar tiempo con los amigos o en companía de un buen libro, también puede ser muy productivo. Nos alimenta con conocimiento, relax e inspiración.

A veces el tiempo más productivo puede ser ir a ver una película de la mano de un ser amado.

Sin embargo, muy a menudo, lo más productivo es lo que no nos gusta hacer.
Y es aquí cuando las diferencias entre "ganadoras" y "perdedoras" se hacen más obvias.

Las "ganadoras" son capaces de concentrarse y llevar a cabo lo que necesita ser hecho, independientemente del humor del día. Por el otro lado, las "perdedoras" pocas veces se concentran en discernir lo que es productivo, y debe ser hecho, de lo que no lo es.
Consejos para administrar su tiempo de forma eficiente y productiva

Hay una forma muy sencilla de concentrarse en las cosas que son productivas en la vida de cada una. Cada tarde, al final de la jornada, escriba las 6 cosas más importantes que tiene que hacer al otro día. Simplemente tome una hoja de papel y escriba "Cosas para hacer mañana" 1..., 2..., 3..., 4..., 5..., 6...
No entre en pánico si piensa que es absolutamente necesario hacer 25 cosas.
Si su trabajo está tan atrasado, liste todas las tareas en una hoja separada y luego eliga sólo las 6 más importantes. Solía ser muy perezosa y, mi primera lista, ocupó como 3 páginas oficio!

Elija las cosas que realmente puede hacer mañana sin sacrificios absurdos pero, recuerde, no ver su serie favorita de TV no cuenta como un sacrificio, vamos no haga trampas! Tampoco sea demasiado ambiciosa. No liste 9 tareas, o 12, ni siquiera 7, sólo 6, el resto tendrá que esperar otro día. De esto se trata la disciplina.

Ahora es necesario categorizar las tareas. Numérelas. Tenga en cuenta de separar lo urgente de lo importante, habitualmente corremos detrás de lo urgente, y lo importante, aquello que constituye el corazón de nuestro negocio, queda enterrado por lo urgente. Comience por la tarea más importante, que habitualmte es la más difícil, esa será la que tendrá que hacer primero al otro día, asígneles prioridades y termine con la más fácil.

Es sorprendente la habilidad que tenemos para empezar por la más fácil. Y hasta tenemos justificativos, decimos: "Es para entrar en calor". Cuando empezamos por la más fácil, la más dificil la vamos dejando para más adelante, no la solucionamos y encima, sentimos culpa.

En cambio, cuando comenzamos por la más difícil, la historia es completamente diferente. Después de que terminamos con el primer item, la sensación de satisfacción nos impulsa a continuar con las demás. Aún si no pudo terminar con todas las tareas que se había propuesto para ese día, habrá solucionado una realmente importante, lo que colaborará a realzar su auto estima y su sentido de. Cada tarde continúe preparando su lista de las 6 cosas más importantes para hacer.

Esta es un excelente recurso para mejorar la auto estima y el manejo eficiente del tiempo. De a poco notará como se le han ido simplificando las cosas. Experimentrá menos estrés porque, cada vez, le quedarán menos cosas pendientes. Confiará más a menudo en sus habilidades. Pronto dispondrá de más tiempo libre para hacer esas cosas para las cuales nunca imaginó encontrar tiempo.

Fuente: Wanda Loskot es una coach profesional dedicada al área negocios, vive en Florida, Estados Unidos y trabaja, a través de Internet, con empresas de todo el mundo.

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